Desde el punto de vista de la teoría de la decisión, la organización empresarial puede ser entendida como una serie de grandes redes de información que relacionan las necesidades de información de cada proceso decisorio con las fuentes de datos. Aunque están separadas estas redes de información se superponen e interactúan.
CONCEPTOS DE DATOS Y DE INFORMACION.
Datos son los elementos que sirven de base para resolver los problemas o para la formación del juicio. Un dato es solo un índice, una manifestación objetiva posible de ser analizada subjetivamente, es decir, exige interpretación de individuo para poder manejarlo. En sí mismo, cada dato tiene poco valor. Los datos permiten la obtención de información cuando están clasificados, almacenados y relacionados entre sí.
La información aislada también carece de significado, esta exige procesamiento para que pueda adquirir significado.
El termino procesamiento de datos designa la gran variedad de actividades que se llevan a cabo tanto en las organizaciones, y en los grupos sociales, como entre personas: Existe cierto volumen de datos o informaciones iniciales(en los archivos, en las expectativas o en la menoría) a los cuales se adicionan otros datos o informaciones posteriores (mayor volumen de datos, alteraciones, modificaciones) lo que provoca un nuevo volumen de datos o informaciones. De este modo, el procesamiento de datos es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en información o para obtener otra información.
El procesamiento de datos puede ser:
1) Manual: cuando se efectúa manualmente, utilizando fichas, talonarios, mapas, etc. , con o sin la ayuda de maquinas de escribir o de calculadoras.
2) Semiautomático: cuando se utilizan maquinas de contabilidad en las cuales el operador introduce fichas o talonarios uno tras otro y después de recibir la ficha y los datos iniciales la maquina realiza numerosas operaciones consecutivas ya programadas sin la intervención de operador.
3) Automático: cuando la maquina programada para que realice determinado conjunto de operaciones desarrolla toda la secuencia sin que haya necesidad de intervención humana entre un ciclo y los siguientes.
BASE DE DATOS EN RECURSOS HUMANOS
La base de datos es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. En realidad la base de datos es un conjunto de archivos relacionados lógicamente organizados de manera que se mejore y facilite el acceso a los datos y se elimine la redundancia. La eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la base de datos, porque los datos lógicamente relacionados permiten la actualización y el procesamiento integrado y simultáneo. Esto reduce incoherencias y errores que ocurren en razón de que se presentan archivos dobles. Es bastante común que existan software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar datos y generar informes.
El área de recursos humanos la base de datos puede obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:
1) Datos personales de cada empleado que, conforman un registro de personal.
2) Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.
3) Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que constituyen un registro de secciones.
4) Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituyen un registro de remuneración.
5) Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc.
El sistema de información de recursos humanos obtiene datos e información de los empleados, el ambiente empresarial, del ambiente externo (mercado de trabajo, y restricciones legales, etc.) y del macroambiente (coyuntura económica, política, etc.) este flujo de datos experimenta un trabajo de recolección, procesamiento y utilización.
La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad. Este concepto localiza cadenas de eventos que se inician fuera de la empresa, incluyen una cadena principal de eventos dentro de la organización y terminan en un punto externo a la empresa. Este permite identificar precisamente un punto inicial y un punto final que se relacionan entre sí por cadenas de eventos. Una vez que se han especificado los puntos inicial y final, se evita el riesgo de proyectar in sistema de información solo par un aparte de los flujos de información.
La información puede ser externa a la empresa (mercado de trabajo, mercado de recursos humanos, mercado de salarios, legislación laboral, sindicatos, organismos regionales del trabajo, etc.) o interna a la empresa (registro de empleados, de cargos y ocupantes, etc.).
Por otra parte, la información puede ser dirigida al nivel institucional o estratégico, al intermedio o al operativo, bien sea que se refiera a decisiones, seguimiento y control o ejecución, respectivamente. De cualquier manera, un sistema integrado de información de recursos humanos debe agrupar una variedad de información obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.
SISTEMA DE INFORMACION DE RECURSOS HIMANOS
Sistema de información es in conjunto de elementos interdependientes (subsistema), lógicamente asociados, para que a partir de su interacción se genere la información necesaria par la toma de decisiones. Como la ARH es una responsabilidad de línea y una función de staff, el organismo de ARH debe abastecer a todo los organismos de información importante acerca de personal que existe en cada uno de los organismos, para que los respectivos jefes administren a sus subordinados de manera adecuada.
El montaje de un sistema de información de recursos humanos requiere observación sistemática y un análisis y evaluación de la empresa, o de sus subsistemas, y de sus respectivas necesidades de información. Un sistema de información debe identificar y agrupar toda las redes de flujos de información para que sea proyectada hacia cada grupo de decisiones. En los fundamental, el sistema de información es la base de proceso decisorio de la organización.
LA PLANEACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE RH
Un sistema de información de recursos humanos utiliza, como fuente de datos, elementos suministrados por:
Base de datos de recursos humanos.
Reclutamiento y selección de personal.
Entrenamiento y desarrollo de personal.
Evaluación del desempeño.
Administración de salario.
Registro y control de personal, respecto de faltas, atrasos, disciplina, etc.,
Estadísticas de personal.
Higiene y seguridad.
Jefaturas respectivas, etc.
El sistema de información de RH debe planearse e implementarse para alcanzar determinado objetivos. El logro de éstos objetivos es lo que permitirá evaluar a eficacia de sistema: Hacer que los organismos de línea puedan tomar decisiones adecuadas respecto de las personas.
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